سخنرانی داود امینی: از نظریه‌های جدید ارزشیابی اسناد در دنیا پیروی کنیم
داود امینی در سخنرانی خود در نشست آرشیو ملی ایران، در 19 اسفند 93، با موضوع «تأثیر ارزشیابی اسناد، در تنظیم و توصیف آن» گفت:
اساسا، بین اصول آرشیوی برای ارزشیابی اسناد و ملاک و سازوکارهای عملیاتی لازم برای ارزشیابی، در نظریات آرشیودارهای جهان، تفاوت‌هایی دیده می‌شود. علی‌رغم این واقعیت که از نظر تئوری، بر اهمیت ارزش اسنادی تأکید می‌شود، ولی در بیش‌تر کشورها، ارزیابی ارزش اطلاعاتی اسناد، نقش مهمی در ارزشیابی آنها دارد.
امینی اضافه کرد: براساس نظریه تئودور شلنبرگ آمریکایی، دو نوع ارزش در اسناد دولتی قابل تشخیص است که او، آنها را به دو دسته ارزش‌های اولیه و ارزش‌های ثانویه تقسیم کرده است.
شلنبرگ، ارزش‌های اولیه و ثانویه اسناد را مشتمل بر کاربردهایی معرفی کرده که سوابق به خاطر آنها تولید شده است: تشخیص ارزش اولیة سوابق، در صلاحیت دستگاه ایجاد کننده است. هر سازمان می‌باید هیئتی از اشخاص مطلع در امور اسناد و تشکیلات، جهت رسیدگی به موضوع و تعیین ارزش‌های اولیه اسناد برگزیند. آرشیو ملی ایران هم پس از تأسیس از این نظریات پیروی کرده است.
بی‌تردید کارشناسان اسناد که همان آرشیودارها می‌باشند، به‌عنوان مرجع صلاحیت‌دار تشخیص ارزش‌های ثانویة اسناد شناخته شده‌اند. بنابراین، تعیین ارزش‌های اطلاعاتی و تحقیقاتی اسناد، در صلاحیت کارشناسان ارزش‌یاب اسناد ملی می‌باشد.
امینی در سخنانش ادامه داد: ارزش ثانویه از دید شلنبرگ، ارزش‌هایی است که سابقه از نظر تولید‌کننده، سازمان‌های دیگر یا افراد مختلف و به‌ویژه پژوهش‌گران دارد. درواقع ارزش‌های ثانویه، ارزش‌هایی است که سند به خاطر آن تولید نشده است و استفاده کنندگان هم بیش‌تر کسانی دیگر، جدا از تولید‌کنندگان یا دریافت‌کنندگان آن، هستند. شلنبرگ، عامل شناسایی ارزش‌های ثانویه را بر مبنای دو موضوع ارزش استنادی و ارزش اطلاعاتی(تحقیقی) می‌داند.
وظیفة اساسی آرشیو ملی، بررسی، ارزشیابی و تفکیک سوابق و پرونده‌های راکد سازمان‌های دولتی و وابسته به دولت، به منظور تعیین اسناد با ارزش و اوراق امحائی می‌باشد. سند با ارزش، عموماً دارای ارزش استنادی و یا ارزش تحقیقی است.
بدین‌ترتیب برای بررسی و ارزشیابی هررشته پرونده، ابتدا می‌باید رابطة میان پرونده‌ها از یک‌سو و سازمان مربوط با سایر سازمان‌ها ازسوی‌دیگر، مشخص و درک شود. پرونده‌ها، زاییدة فعالیت‌های سازمان‌ها و افراد آن است. طرز تشکیل و مفهوم و ارزش آنها، بستگی به منشأ فعالیت‌ها دارد. اگر منشأ، نوع فعالیت و ارتباط آن با سایر پرونده‌ها و نیز سبب پیدایش آنها مشخص و قابل درک نباشد، ارزش آن پرونده‌ها نیز مبهم و نامشخص خواهد بود.
کارشناس ارزشیابی اسناد، می‌باید با روش‌های تعیین ارزشیابی تحقیقی اسناد هم آشنایی داشته باشد. کارشناس ارزشیابی اسناد، نباید دایرة اطلاعات عمومی خود را منحصر به یک یا دو رشته کرده و با نگاهی محدود به ارزش تحقیقی اسناد، در هنگام ارزشیابی اسناد تنها به آنها بپردازد. تعیین ارزش‌های تحقیقی اسناد، دارای اصول و روش‌های کلی می‌باشد. در ارزشیابی اسناد، می‌باید این اصول و روش‌های کلی برای تعیین ارزش‌های تحقیقی اسناد درنظر گرفته شود.
امینی افزود: برطبق نظریه جنکینسون انگلیسی، ارزشیابی اسناد دولتی به عهده مسئولان ادرات دولتی گذاشته شده است و پس از اظهار نظر آنها، کارشناس ارزشیابی اسناد آرشیو ملی اقدام می‌کند که در آرشیو ملی ایران از ابتدای تأسیس تاکنون از همین نظریه‌های شلنبرگ و جنکینسون، پیروی می‌شود.
یکی از مشکل‌ترین وظیفه در حوزه ارزشیابی اسناد، تعیین و تعریف ملاک‌ها در‌مورد اسنادی است که باید حفظ و نگه‌داری شود. در آرشیو ملی کشورمان، کارشناس ارزشیابی اسناد، پس از اخذ رأی شوارای اسناد ملی، نسبت به تعیین و تکلیف اسناد ادارات دولتی مطابق با مصوبات شورای مزبور، اقدام می‌کند.
نحوة همکاری کارشناسان ارزشیابی اسناد با سازمان‌های دولتی، در مراحل مختلف کار متفاوت می‌باشد. مثلاً در کشورهای فرانسه و انگلستان، کارشناسان اسناد به‌عنوان رابط دائم در سازمان‌ها مقیم هستند و یا مستمراً با سازمان معینی در تماس می‌باشند. در این دو کشور و دانمارک و آمریکا، برنامة امحا و فهرست مشروح اوراقی که زائد تشخیص داده می‌شود، به‌وسیلة سازمان‌های دولتی و با مشورت نمایندگان آرشیو تنظیم می‌شود و برای تصویب نهائی به آرشیو ملی تسلیم می‌گردد.
امینی با مقایسه تطبیقی آرشیو ملی کشورمان با آرشیو ملی کانادا گفت: در دو سه دهه اخیر قانون آرشیو کانادا، این ملاک‌ها را از طریق نظریه‌های ارزشیابی کلان دنبال کرده است. برخی دیگر از آرشیوهای پیشرفته جهان مثل نروژ، هلند، آمریکا نیز، هم‌اکنون از نظریه‌های جدیدی همچون ارزشیابی عملکردی، ارزشیابی کلان، ارزشیابی تحلیلی و غیره که در واقع از بالا به پایین است و عملکردها، وظایف و جایگاه سازمانی را در ارزشیابی اسناد ملاک قرار می‌دهند، پیروی می‌کنند. لازم است آرشیو ملی ایران نیز، با توجه به تغییر رویه ارزشیابی اسناد در کشورهای پیشرفته جهان، با تغییر قانون و آیین‌نامه‌هایش که مربوط به سال 1351 است، به پیروی از نظریه‌های جدید علم آرشیو در ارزشیابی اسناد که در آرشیو های پیشرفته دنیا عمل می‌شود، روی آورد.