تفاوت موزه‌ها و کتابخانه‌ها با آرشیو - داود امینی

تفاوت موزه‌ها و کتابخانه‌ها با آرشیو- یادداشت داود امینی در وبلاگ آرشیویست های ایران ۱۵/۱۰/۱۳۸۶ 

1- کار موزه‌ و کتابخانه، بیش‌تر جنبة جمع‌آوری دارد (به طور تصادفی)؛ حال آنکه آرشیو اسناد را جمع‌آوری نمی‌کند، بلکه آنها را تحت شرایط خاصی (قانونی) دریافت می‌دارد. فرق عمده، در این است که کارشناس اسناد، تلاش دارد که دریابد اسناد در کجا و به دست چه کسانی و یا چه سازمانی و در تحت چه شرایطی (زمان و مکان و موقعیت سیاسی، جغرافیائی و اجتماعی) تهیه شده و از چه طریقی به آرشیو انتقال یافته است.

کتابدار و موزه‌دار، می‌توانند اشیا و کتب  مورد نیاز و علاقة خود را از هر جا و از هرکس، صرف‌نظر از شرایط خاص خاستگاه آن خریداری یا فراهم کند.

2- اسناد آرشیو، در اجرای وظایف قانونی و عرف و جریانات مستمر و منظم تنظیم می‌شوند و برخلاف اشیا و کتب موزه‌ها و کتابخانه‌ها، با یکدیگر پیوند دارند و نمی‌توان آنها را جداگانه مورد مطالعه و استفاده قرار داد. در واقع اصل کار آرشیو و خاصیت اصلی اسناد آرشیوی، پیوستگی سازمند آنها به یکدیگر می‌باشد، زیرا اساس کار کارشناسان اسناد و محققان، مطالعه و بررسی شرایط خاص پیدایش اسناد می‌باشد و کار آرشیو، در نهایت تسهیل این گونه پژوهش‌هاست.

3- از لحاظ ارزش اکتساب و نگهداری و طبقه‌بندی و طرز فکر و تلقی و ارزشیابی نیز تفاوتهائی وجود دارد. کتابدار، کتابها و مجلات و نشریات را انتخاب می‌کند (برحسب نوع کتابخانه) و از طریق معامله یا مبادله و یا هدیه‌گیری،  آنها را به دست می‌آورد؛ در حالی‌ که کارشناس اسناد، سوابق را دقیقاً ارزشیابی می‌کند (نه ارزیابی) تا در صورت دارا بودن ارزش نگهداری دائم، آنها را از مجرای انتقال و یا امانت (از مجرای قانون و مقررات) تحصیل می‌کند. کتابدار با روشهای ثابت طبقه‌بندی (موضوعی و اسمی)، کتابها را مرتب می‌کند؛ در حالی که کارشناس سند، با توجه به فعالیتها و وظایف سازمانها، اسناد را گروه‌بندی می‌کند.

4- کتابدارها کتابها را فهرستوار در کارتهای اندکس (نمایه) یا کاتالوگ (فهرستگان) وارد می‌کنند؛ در حالی که کارشناسان سند، اسناد را در راهنماها و فهرستهای مشروح و نمایه‌ها و برگه‌های توضیحی، تشریح و توصیف می‌کنند.