پیدایش آرشیو در انگلیس - مقاله داود امینی در نشریه دیجیتالی شیرازه
پیدایش آرشیو در انگلیس مقاله داود امینی در نشریه دیجیتالی شیرازه سازمان اسناد و کتاب‌خانه ملی ایران |
از قرن 13 میلادی به بعد، اسناد مهمی در لوحه‌های پوستی ثبت می‌شد و مطالب برخی از این لوحه‌ها، از اهمیت بسیاری برخوردار بود و در زمرة مدارک قانونی به شمار می‌رفت، ولی مقامات مختلف به آنها اهمیت زیادی داده نمی‌شد. به طور کلی، باید توجه داشت که آن اهمیتی که سایر کشورها نظیر دانمارک و فرانسه به نگهداری مدارک می‌دادند، انگلیسیها در این مورد بی‌توجه بودند؛ گرچه حجم لوحه‌ها و پرونده‌ها قابل توجه بود، حتی دولت چندان رغبتی به تمرکز این‌‌گونه مدارک و جمع آوری آنها نشان نمی‌داد و مدارک گوناگون در معابد و برجها به صورت نامنظم و در جای مرطوب نگهداری می‌شد. در ایام مختلف، صاحبنظران و افراد مطلعی از قبیل ویلیام پریالی به فکر منظم کردن مدارک و تدارک محل مناسبی در نزدیک ساختمان حکومتی افتادند؛ تا اینکه در سال 1732م.، کتابخانة CTTON آتش گرفت. برخی معتقد بودند که آتش‌سوزی عمدی بوده و کمیته‌ای[1] به منظور یافتن علل آتش سوزی تعیین گردید و متعاقب آن، فکر نگهداری مدارک و اسناد قوت گرفت؛ تا اینکه در دهة اول 1800م. مدارک مختلفی، در بیش از 50 مخزن گوناگون در لندن و اطراف آن پیدا کردند. با پیدا شدن این مدارک، هیئتی انتخاب شد و به بررسی مدارک پرداخت؛ اما اقدامات آن هیئت به کندی پیش می‌رفت و نتایج مطلوبی به دست نداد تا سرانجام، گروهی یا هیئتی را مجلس انگلیس تعیین کرد. نسبت به بازبینی و تفکیک اوراق زائد و مدارک لازم جهت نگهداری اقدام کند. این کارگروه، در سال 1836م. گزارش نهائی خود را به مجلس داد و پیشنهاد تأسیس سازمانی را برای نگهداری کلیة اسناد عمومی ارائه کرد و بالأخره آرشیو ملی انگلیس، درسال 1838م تأسیس گردید و متعاقب آن، در سال 1877م. مجلس به رئیس آرشیو ملی اجازه داد که جهت امحای اوراق زائد، مقررات لازم را وضع و به تصویب پارلمان برساند. مقررات و دستورالعملهای لازم در مدت چند سال تهیه و به پارلمان پیشنهاد گردید و به سال 1898م. به تصویب رسید. متعاقب آن، در سال 1951م. چنین ملاحظه گردید که مقررات موجود، با توجه به روند روزافزون پرونده‌های راکد و سایر مدارک، مقررات نارسائی دارد. بدین جهت، کمیسیونی بعد از یکسال به نام گریک، مأمور تهیة پیشنهاد اصلاحی شد و گزارش این هیئت در سال 1954م. منتشر شد و یکسال بعد مورد تصویب دولت قرار گرفت. متعاقب آن، مجلس براساس کمیسیون گریک در سال 1958م. قانون تازه‌ای به تصویب رساند که براساس آن مسئولیت بررسی و انتخاب پرونده‌های لازم برای نگهداری و از میان بردن مابقی آنها را به عهدة وزارتخانه‌ها و سازمانهای مربوط، با راهنمائی و نظارت آرشیو ملی گذاشت و همین تصمیم، به آرشیو ملی اختیاراتی داد تا برخلاف قانون 1877م.، برای امحای اوراق زائد نیازی به مجوز پارلمان نباشد.
به دنبال اقدامات آرشیو، امحای سوابق غیرلازم و انتقال اسناد باارزش به آرشیو ملی، با رعایت موازینی صورت پذیرفت. مقرر گردید هر پروندة راکد که پس از 5 سال به وسیلة وزارتخانه‌ها مورد بررسی مقدماتی قرار گیرد، در صورتی که در عرض این مدت مراجعه کننده‌‌ای نداشت یا از لحاظ اداری و علمی و تحقیقی ارزش نگهداری نداشته باشد، در زمرة اوراق زائد قرار گیرد. همچنین پرونده‌هایی که مورد نیاز تشخیص داده می‌شد، در وزارتخانه‌ها و سازمانهای مربوط نگهداری شود و بتدریج به بایگانی راکد منتقل گردد. به طور کلی بررسی نهائی پرونده‌های راکد در بایگانی راکد کل، پس از 25 سال تحقق می‌پذیرفت. این امر، زیر نظر نمایندگان آرشیو ملی انجام می‌گرفت. هرگاه پرونده‌ای قابلیت نگهداری دائمی می‌داشت، به آرشیو ملی فرستاده می‌شد والا امحا می‌گردید. بدین ترتیب، این نوع مدارک به آرشیو ملی منتقل می‌گردید و در اختیار محققان و پژوهشگران قرار می‌گرفت. بتدریج مقرراتی حاکم شد که استفاده از این نوع مدارک و اسناد پس از گذشت 50 سال از تاریخ تهیه میسر باشد؛ مگر آنکه وزارتخانه یا هیئت بررسی کننده، سری بودن آنها را تأکید نماید. البته وزارتخانه‌ها و سازمانهای دولتی، این اختیار را داشتند که پرونده‌هائی که هنوز 50 ساله نشده‌اند، با مجوز کتبی آن وزارتخانه در دسترس افراد و محققان گذاشته شود. آرشیو ملی انگلستان، از دو مرکز اصلی تشکیل می‌گردید که این دو مرکز از یک هیئت واحد دستور می‌گرفت و رئیس آن، به عنوان آرشیویست کل خوانده می‌شد. این دو مرکز، عبارت بودند:
1- بایگانی کل:[2] به منظور نقل و انتقال پرونده‌های راکد از سازمانهای مختلف؛
2- آرشیو: برای نگهداری اسناد و مدارک قابل قبول.
در رأس هر یک از این دو مرکز، یک معاون قرار گرفته بود که با تبادل نظر و همکاری، اقدامات لازم را انجام می‌داد. رئیس کل آرشیو را، نخست‌وزیر تعیین می‌کرد. او، مقام علاوه بر آنکه در کابینه شرکت می‌کرد، از شخص نخست وزیر دستور می‌گرفت و در صورت لزوم در انتخاب مقامات قضائی نیز نظر می‌داد و همچنین، در مورد ثبت اسناد اراضی در غیبت ملکة انگلستان مشارکت داشت و نیز، عضو شورای سلطنتی به شمار می‌رفت. با مصوبات آرشیو کل، هیچ وزارتخانه‌ای نمی‌توانست پرونده‌ای را بیش از 30 سال که از تاریخ تهیة آن می‌گذشت، نزد خود نگهداری کند. باید در نظر داشت در هیئت گریک - که قبلاً بدان اشاره شد- در زمینة تأسیس آرشیو ملی قرار بود وزارت فرهنگ بر آرشیو ملی نظارت عالیه داشته باشد، ولی پارلمان با نظارت عالیة نخست وزیر و اشراف رئیس آرشیو کل بر آرشیو ملی وبایگانی، موافقت کرد.
[1]- واژة «کارگروه» را، فرهنگستان زبان و ادب فارسی، جایگزین «کمیته» کرده است.
[2]- بایگانی کل، در واقع همان «مرکز پیش آرشیوی» بوده است.