امحای غیر قانونی اسناد تاریخی در خلاء نهاد قدرتمند دولتی- روزنامه قدس - داود امینی
امحای غیر قانونی اسناد تاریخی در خلاء نهاد قدرتمند دولتی- روزنامه قدس ۱۳۹۰ - داود امینی
اشاره: کیوان سرافرازی: اسناد تاریخی گواه غنای فرهنگ و تمدن اقوام ملتها و میراث آنها به شمار می روند.میراثی که چه بسا در گذر زمان از تیررس بلایای طبیعی و غیر طبیعی در امان نبوده و به همین دلیل بیش از سایر بخشها به حمایت متولیان دولتی نیازمندند.
گفتگوی ما با داوود امینی کارشناس سازمان اسناد و کتابخانه ملی به این موضوع اختصاص دارد که تقدیمتان می کنیم:
*اگر اجازه بدهید گفتگو را با تاریخچه ای از چگونگی و سابقه نگهداری اسناد تاریخی در دنیا آغاز کنیم.
**تاریخچه آرشیو در دنیا به دورانی برمی گردد که شاهان در کاخهای سلطنتی به نگهداری اسناد خود مبادرت و آن را طبقه بندی می کردند، اما برخی از این اسناد نیز در اثر حوادث طبیعی و غیر طبیعی و جنگها و جنگ افروزی ها از بین می رفت و قربانی این گونه حوادث می شد.پس از جنگهای صلیبی و بویژه پس از جنگ جهانی اول، بتدریج دست اندرکاران آرشیوهای تاریخی در کشورهای پیشرفته ای چون روسیه ، آمریکا، انگلیس و کانادا به فکر حفظ و نگهداری اسناد خود و ایجاد سیستم های پیشرفته تر آرشیو افتادند و امروزه حجم اسناد آرشیو شده آنها صدها کیلومتر را شامل می شود.آنها پس از تجارب آموختند که باید برای اسناد خود طول عمر تعیین کنند.برای مثال برخی از کشورها 30 سال و برخی دیگر برای اسناد جاری دولتیشان حتی تا 50 سال طول عمر تعیین کردند.روال معمول بدین صورت است که این اسناد در نهادهای اداری راکد می شود و سپس آرشیو ملی هر کشور بر اساس قوانین داخلی کشورها به حفظ و نگهداری این اسناد مبادرت می کند.آرشیوها در کشورهای مختلف یا مستقل هستند و یا زیر نظر وزارتخانه های مختلف و یا زیر نظر نهادی مثل ریاست جمهوری فعالیت می کنند تا بدین ترتیب سایر نهادهای اجرایی تابع دستورالعملهای آرشیو ملی باشند.امروزه آرشیوهای پیشرفته و معتبری در کشورهایی مثل هند ، مالزی و آلمان به نگهداری اسناد خود مبادرت می کنند که هر یک از حیث جایگاه تشکیلاتی آرشیو و قوانین مربوطه از قواعد و دستورالعمل های منحصر به فرد خود استفاده می کنند.
*اصلاً به چه موضوعات و اشیایی سند گفته می شود؟
**سند تعریف مشخص و دقیقی ندارد.گاهی از آن تعریف قضایی و حقوقی می شود. گاهی تعریف اداری و یا مالی از آن صورت می گیرد. اما سند بر اساس قانون تأسیس سازمان اسناد ملی به هر گونه دست نوشته گفته می شود که در برگیرنده برگه ها و نامه های دست نویس تا فیلم و تصاویر مختلف ونشان دهنده قدمت تاریخ نوشتاری ماست.کتیبه های مختلف ، نوشته های باقی مانده بر روی پوست حیوانات و ... نیز جزیی از اسناد ملی ماست .البته امروزه اسناد دیجیتالی نیز جزو اسناد ملی به شمار می رود. مهم این است که اسناد بر اساس قانون کشور ما و نیز حفظ تاریخ کشورها باید جمع آوری و حفظ شود، زیرا نشان دهنده غنای تاریخ و تمدن هر کشور است تا از هرگونه تحریف و دستکاری در آن جلوگیری به عمل آید.
*در کشور ما چطور این مساله نضج گرفت؟
** در ادوار گذشته تاریخی مثل ساسانی می توان اسناد تاریخی را سراغ گرفت.معمولاً کتابت اسناد مهم توسط خود سلاطین و میرزا بنویس های آنها در کاخ سلطنتی و نسخه های دولتی در همان کاخها انجام می گرفت و به همین دلیل نیز بسیاری از اسناد موجود از جنس اسناد دولتی است.پس از آن به مرور زمان بسیاری از اسناد داخلی از کشور خارج شد و راهی دیگر کشورها گردید، به همین دلیل می توان این اسناد را در موزه های مختلف جهان مشاهده کرد.بیشترین اسناد موجود داخلی از زمان قاجاریه به ما رسیده است که قبلاً در کاخ گلستان نگهداری می شده و امروزه در آلبوم های سلطنتی موجود است که سازمان اسناد و کتابخانه های ملی از آن نگهداری می کند.این آلبوم ها همان نامه های اداری از ابتدای دوره قاجاریه تا عصر ناصری را در بر می گیرد.بسیاری از اسناد نیز که در اختیار سیاستمداران و شخصیتهای داخلی بوده از طریق خرید و یا اهدای آن به آرشیو ملی منتقل شده است.
از سال 1349 طبق قانون مجلس شورای ملی سازمان اسناد ملی ایران شکل می گیرد و سیستم طبقه بندی این اسناد ایجاد می شود. این سازمان نیز پس از ایجاد دوره نگهداری اسناد راکد در ادارات را 40 سال تعیین می کند و پس از گذشت چهار دهه این ادارات موظف می شوند اسناد خود را به سازمان اسناد سابق و سازمان اسناد و کتابخانه ملی فعلی تحویل دهند. البته قبل از آن تاریخ و حدود دو دهه قبل از تشکیل آرشیو «انجمن بایگانیهای قسم خورده ایران» مبادرت به جمع آوری ، حفظ و نگهداری اسناد دولتی می کرد، چون بسیاری از اسناد ما در طی جنگ جهانی دوم و اشغال ایران از بین رفته بود.در حال حاضر آرشیو ملی میلیونها سند از اسناد دولتی را به صورت طبقه بندی شده و فهرست نویسی شده نگهداری می کند.
* چیزی به نام معدوم کردن اسناد وجود دارد و آیا اسناد را نیز می توان معدوم کرد؟
** در اصطلاح آرشیو ملی به جای آنکه از واژه معدوم کردن استفاده شود، ترجیح داده می شود از واژه «امحاء» استفاده گردد. پس از ارائه اسناد دولتی به سازمان اسناد؛ این اسناد به دو دسته طبقه بندی می شوند؛ اسناد واجد ارزش نگهداری و دیگر اوراق و مدارک بدون ارزش آرشیوی و نگهداری دایمی.این اسناد توسط کارشناسان ارزشیابی اسناد سازمان اسناد ملی و کارشناس اسناد نهاد مربوط آماده شده و به شورای سازمان اسناد ملی ارائه می گردد و این شوراست که تصمیم می گیرد آیا این اسناد دارای ارزش نگهداری دایمی و انتقالی می باشد یا خیر.اسنادی مشمول امحای اسناد قرار می گیرد که این شورا امحای آن را تشخیص دهد.اسناد امحاء شده نیز شامل دو گروه اسناد عمومی و اسناد اختصاصی است.اسناد عمومی برگه های ماموریت ، مرخصی ، دفتر اندیکاتور ، برگه های خرید کالا و... را شامل می شود؛ اسنادی که در تمام نهادها یکسان است و ارزش نگهداری ندارد. این اسناد شامل مجوزهای عمومی اسناد است که با نظر مسوول اسناد وزارتخانه ها و بر اساس جدول زمانی مشخص امحاء می شود.
بخش دیگر نیز اسنادی است که بر اساس مجوز اختصاصی امحاء می شود. مثلاً وزارت پست افزون بر مجوزهای عمومی برای خود مجوزهای اختصاصی دارد، اما اسنادی که مجوز انتقال آنها داده شده است باید برای همیشه به سازمان اسناد منتقل شود و اگر در این بین اسنادی وجود داشته باشد که امکان جداسازی آنها توسط ادارات نباشد توسط کارشناسان ارزشیابی اسناد بررسی شده و نسبت به آنها تصمیم لازم اتخاذ می شود.
* امحای غیر قانونی اسناد چرا و معمولاً از سوی چه افرادی انجام می گیرد؟
** سازمان اسناد ملی قانونی دارد که بر اساس آن ادارات امکان امحای بدون مجوز اسناد را ندارند و در غیر این صورت سازمان اسناد می تواند متخلفان را برای پیگردهای قانونی به قوه قضاییه معرفی کند. متاسفانه این قانون اعمال نمی شود و ادارات مختلف با توجه به محدودیت وجود کارشناس ارزیابی اسناد، خودسرانه اقدام به امحای اسناد می کنند و این مسأله را به سازمان اسناد ملی اطلاع نمی دهند.کنترل و نظارت بر آنها نیز ضعیف است. گاهی نیز ادارات از مجوزهای ارائه شده سوء استفاده می کنند و بر اساس آن مجوز، اسناد دیگری را امحاء می کنند.انتهای خبر/ قدس آنلاین / کد خبر: 9995